dnes je 18.4.2024

Input:

Home office a daně

5.12.2023, , Zdroj: Verlag DashöferDoba čtení: 14 minut

Home office a daně

Ing. Jan Ambrož

Článek je věnován stále aktuálnímu tématu "práci na dálku" ("z domova"), běžně nazývané jako "home office", který je velmi rozšířen.

Právní úprava

Klíčový je zákoník práce, který byl k 1. říjnu 2023 novelizován a obsahuje také novelu zákona o daních z příjmů. Jedná se o přelom, neboť do této doby absence konkrétních ustanovení ztěžovala nejen daňové posouzení "práce na dálku"!

V zákoníku práce ("ZP") se jedná o několik obecných ustanovení, na které se odvoláváme. Zásadní je § 317 ZP obsahující základní pravidla, ale také nový § 190a pro paušální náhrady aj.

Zákon o daních z příjmů řeší tuto problematiku v novelizovaném § 6 odst. 7 písm. e) ZDP, dále § 24 odst. 2 písm. j) bod 4. a v jiných souvisejících paragrafech.

Existují daňové problémy?

Na tuto otázku bychom měli po výše zmíněných novelách odpovědět záporně. Zaměstnanec pracující z domova má příjmy ze závislé činnosti podle § 6 ZDP a s tím jsou spojená poměrně striktní pravidla, jak se stanoví dílčí základ daně, vyloučení z předmětu daně, osvobození od daně nebo také poskytování různých benefitů.

Jiné daňové zákony by neměly mít žádný vliv, pokud neřešíme extrémní nápady typu, že se z bytu zaměstnance stává nebytový prostor a měl by být zvlášť posouzen pro daň z nemovitých věcí apod.

Přesto na výše uvedenou otázku odpovíme opatrně, protože se určitě v praxi objeví problémy, jde-li o náhrady výdajů na straně zaměstnance, které mu poskytuje jeho zaměstnavatel.

Výklad

Zaměříme se proto na vybrané daňové aspekty v části druhé, kterému ale předchází povinnost seznámit se v první kapitole s pravidly určenými zákoníkem práce.

1. PRACOVNĚ-PRÁVNÍ VZTAH

Nemusíme býti odborníky v této oblasti, neboť je zřejmé, že v situaci, kdy se zaměstnavatel dohodne se zaměstnancem, že bude své pracovní povinnosti plnit "z domova", jsou naplněny základní atributy podle obecné normy, tj. zákoníku práce.

Krátce si uvedeme některé podmínky pro práci na dálku, jaká platí práva a povinnosti, zda je nutné uzavřít písemnou smlouvu (1.1). V části 1.2 doporučíme praktické postupy.

1.1 Práce z domova ("na dálku")

Můžeme nahlédnout do § 2 odst. 2 ZP:

  • "Závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci,

    • na náklady a odpovědnost zaměstnavatele,

    • v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele,

    • popřípadě na jiném dohodnutém místě."

Vzájemná dohoda

Jak uvádíme níže, jde skutečně o dohodu zaměstnavatele se zaměstnancem. Zcela výjimečně lze nařídit výkon práce na dálku, ale jde o návaznost na opatření orgánu veřejné moci (z důvodu vypuknutí vážné pandemie apod.).

Pro tyto případy jsou stanoveny přísné podmínky, například si zaměstnanec sám určí místo výkonu práce na dálku.

Právo zaměstnance?

Otazník je zcela na místě. Podle novely zákoníku práce je zaměstnavatel povinen, jestliže o práci na dálku požádá například zaměstnankyně nebo zaměstnanec pečující o dítě mladší než 9 let, písemně zdůvodnit případné zamítavé stanovisko.

Na položenou otázku je tak správná záporná odpověď. Musí být písemně zdůvodněné negativní stanovisko, jde-li o žádost podanou osobami vyjmenovanými v § 241a zákoníku práce (těhotné zaměstnankyně, zaměstnankyně a zaměstnanci pečující o děti mladší než 9 let nebo o osoby závislé na pomoci jiné osoby ve stupni II, III a IV).

Písemná smlouva

Nutné je, aby byla mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem uzavřena dohoda v písemné formě. Její obsah není zákoníkem práce definován, ale doporučuje se mimo jiné uvést místo skutečného výkonu práce, rozvržení pracovní doby, na jaké období se sjednává, jak bude probíhat komunikace, možnosti kontroly atd.

Některé oblasti je obtížné přesně specifikovat, například zmíněné kontroly nebo téma bezpečnosti a ochrany zdraví. Samozřejmě by v dohodě nemělo chybět daňové téma, kterému se věnujeme ve druhé kapitole.

"Částečný" home office

Rozumí se tím běžná situace, kdy má právo zaměstnanec "čas od času", zpravidla v určeném dni pracovního týdne (nebo více dnů) pracovat z domova. Je vhodné v dohodě blíže specifikovat obsah (rozsah) vykonávaných činností při práci na dálku.

Pokud nebyla před účinností novely zákoníku práce dohoda uzavřena v písemné formě (nyní povinné podle § 317 odst. 1 ZP), měla být sjednána do konce října, resp. nejpozději do 1. listopadu 2023! Vzhledem k tomu, že došlo k zásadnímu posunu v přístupu k náhradám, je nutné předchozí dohody aktualizovat!

Související právní aspekty

Jen stručně si doplníme další poznámky k právní stránce dohod o práci na dálku podle § 317 zákoníku práce:

  • Ukončení dohody, výpovědi řeší odstavec druhý, například výpovědní lhůta může být odlišná od sjednané v pracovní smlouvě, ale musí být shodná pro zaměstnavatele i zaměstnance.

  • Ve čtvrtém odstavci se také konstatuje, jestliže si pracovní dobu rozvrhne zaměstnanec sám, že se nepoužije obecná úprava rozvržení pracovní doby, prostojů ani přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy. Délka směny nesmí přesáhnout 12 hodin atd.

Teorie vs. praxe

Novela zákoníku práce nemohla vyřešit všechny existující problémy vznikající při práci na dálku. Připomínáme, že třeba v oblasti bezpečnosti práce stále platí § 101 odst. 6 ZP:

  • "Náklady spojené se zajišťováním bezpečnosti a ochrany zdraví při práci je povinen hradit zaměstnavatel;

    • tyto náklady nesmějí být přenášeny přímo ani nepřímo na zaměstnance."

Obecně řeší pracovní podmínky § 224 a násl. zákoníku práce, viz odstavec první:

  • Zaměstnavatelé jsou povinni vytvářet zaměstnancům pracovní podmínky, které umožňují bezpečný výkon práce, a v souladu se zvláštními právními předpisy zajišťovat pro zaměstnance pracovnělékařské služby.

1.2 Pravidla ZP a praxe

V předchozí části uvedená teoretická východiska musí zaměstnavatel promítnout do smluvních dokumentů. Základní principy si zrekapitulujeme v následující tabulce.

(1) Dohoda Sjedná se mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, a to výlučně písemnou formou
(2) Místo výkonu práce Určí se jednoznačně, kde je/bude práce vykonávána (může jich být více)
(3) Popis činnosti V dohodě se uvede obsah činnosti, která je zaměstnancem vykonávána z domova
(4) Termíny a směna Zpravidla se dohodnou konkrétní dny a stanoví se podmínky pro pracovní směnu, zákonné přestávky, tj. rozvržení pracovní doby
(5) Podmínky z pohledu zaměstnavatele Upraví se, co vše může/musí zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout, ale také souhrn práv zaměstnavatele, tj. způsob komunikace a možnosti kontroly, ochrana dat
(6) Nárok zaměstnance Vzniká mu právo náhrady za používání "vlastního" zařízení, vynaložených "režijních" výdajů

(1 a 2) Dohoda a místo výkonu práce

Obecná pravidla týkající se aplikace § 2 odst. 2 ZP, výkon práce "na dohodnutém místě" by u každého zaměstnavatele měla být součástí směrnice s tím, že v dodatku k jednotlivým pracovním smlouvám se doplní konkrétní místo.

(3) Popis činnosti

Tento bod se podceňuje, přeci jen existuje rozdíl mezi tím, jestli je zaměstnanec přítomen na "stálém" pracovišti či nikoliv. Například jde o pracovní schůzky, jednání s klienty atd.

(4) Pracovní doba a směna

Je vhodné, aby pro práci z domova byla nabídnuta zaměstnancům rozumná pracovní doba, resp. určení konkrétní jedné směny, neboť je nutné zohlednit specifika, která s sebou home office přináší.

Zaměstnavatel se dohodl se svým zaměstnancem, jak je stanovena pracovní směna a též, že je "k dispozici" pro konzultace, ať už formou telefonních hovorů nebo video konferencí, vždy v pracovních dnech mezi 9 a 12, 13 a 16 hodinou. Doplňme si, že směna jako taková je delší.

Rozumné je, aby zaměstnanci pracující z domova měli uloženu povinnost předkládat nejpozději za každý kalendářní měsíc poměrně podrobný pracovní výkaz.

(5) Zaměstnavatel

Ve směrnici (nebo dohodě) se uvádí způsoby komunikace, ale i právo zaměstnavatele na "kontrolní systém", i když je to velmi citlivé téma, protože z principu má zaměstnanec právo chránit si své soukromí.

Kontrolní činnost

V dohodě by měl být uveden alespoň obecný rámec pro možné kontroly zaměstnavatele, mezi které by mělo patřit i právo vstupu do obydlí zaměstnancem, samozřejmě s jeho souhlasem.

Bezpečnost práce

Doporučit lze také doplňující školení k problematice bezpečnosti a ochrany zdraví, protože činnost bude vykonávána mimo prostory zaměstnavatele. Problematické je důkazní řízení při uplatňování škod atd.

Ochrana dat aj.

Zaměstnavatel by skutečně neměl v dohodě opominout uplatnit své právo, aby byl zaměstnanec zavázán k ochraně citlivých firemních dat, jak s nimi nakládat. Na druhé straně musí být zajištěna i ochrana osobních údajů zaměstnance.

Součástí písemné dohody je mimo jiné závazný postup pro zasílání dokumentů, archivace dat na zařízeních umístěných doma u zaměstnance atd.

Samozřejmostí by mělo být používání pouze zabezpečených sítí, antivirové ochrany atd. Toto pravidlo se týká nejen zařízení zaměstnavatele, ale také majetku ve vlastnictví zaměstnance používaného pro plnění pracovních povinností.

(6) Zaměstnanec

Navazujeme na předchozí text a obecné zásady zakotvené v zákoníku práce. Zaměstnanec má právo, aby mu zaměstnavatel zajistil adekvátní podmínky pro výkon práce a uhradil nutné výdaje s tím spojené.

Rizika?

Sjednání dohody o home office je vskutku citlivou záležitostí, jak vyplývá z teoretického výkladu doprovázeného praktickými radami. V této souvislosti připomínáme ustanovení § 346b odst. 2 ZP: "Zaměstnavatel nesmí přenášet riziko z výkonu závislé práce na zaměstnance.".

V článku se nezabýváme dalším citlivým tématem, kterým je pojištění majetku zaměstnance nebo zaměstnavatele, ani tzv. zákonným pojištěním odpovědnosti.

2. DAŇ Z PŘÍJMŮ

Pokud jsou splněna kritéria daná zákoníkem práce, postupujeme při zdanění každého zaměstnance pracujícího doma standardním způsobem.

Nahrávám...
Nahrávám...