dnes je 18.4.2024

Input:

Home office a daně

18.5.2021, , Zdroj: Verlag DashöferDoba čtení: 21 minut

Home office a daně

Ing. Jan Ambrož

Článek je věnován aktuálnímu tématu "práci z domova", dále též "home office", který je v současné situaci velmi rozšířen. Zaměříme se na vybrané daňové aspekty v části druhé, ale v první kapitole se musíme krátce seznámit s pravidly určenými zákoníkem práce.

Právní úprava

Ze zákoníku práce se odkážeme na několik obecných ustanovení a jinak tomu není ani u daně z příjmů, protože home office jako takový není v žádné právní normě samostatně řešen.

Existují daňové problémy?

Na tuto otázku bychom měli odpovědět záporně, protože použijeme platné znění zákona o daních z příjmů. Zaměstnanec pracující z domova má příjmy ze závislé činnosti podle § 6 ZDP a s tím jsou spojená poměrně striktní pravidla, jak se stanoví dílčí základ daně, vyloučení z předmětu daně, osvobození od daně nebo také poskytování různých benefitů.

Jiné daňové zákony by neměly mít žádný vliv, pokud neřešíme extrémní nápady typu, že se z bytu zaměstnance stává nebytový prostor a měl by být zvlášť posouzen pro daň z nemovitých věcí apod.

Přesto na výše uvedenou otázku odpovíme kladně, neboť přesná pravidla pro práci z domova skutečně schází jak v zákoníku práce, tak v zákoně o daních z příjmů. Potřebujeme je totiž pro stanovení například výdajů, které zaměstnanci vznikají – jsou nezpochybnitelné – ale jejich náhrada od zaměstnavatele, resp. způsob jejich refundace pro zaměstnance naráží na dvě bariéry. Jednou je zmíněná absence legislativní podpory, druhou neochota Finanční správy tento ožehavý problém konstruktivně řešit.

Proto ve třetí kapitole rozebíráme vazby zákoníku práce a zákona o daních z příjmů a uvádíme závěrečnou rekapitulaci.

1. PRACOVNĚ-PRÁVNÍ VZTAH

Nemusíme býti odborníky v této oblasti, neboť je zřejmé, že v situaci, kdy se zaměstnavatel dohodne se zaměstnancem, že bude své pracovní povinnosti plnit "z domova", jsou naplněny základní atributy podle obecné normy, tj. zákoníku práce.

Seznámíme se s podmínkami pro práci z domova (1.1), dále nabídneme základní náměty pro praktické řešení (1.2).

1.1 Teorie

Předmětem článku není posouzení home office z pohledu pracovně-právního, ale pro další výklad je nezbytné se krátce seznámit se zákoníkem práce (dále "ZP"). Uvedeme si několik klíčových odkazů.

Práce z domova

Není problémem, můžeme nahlédnout do § 2 odst. 2 ZP:

  • "Závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci,

    • na náklady a odpovědnost zaměstnavatele,

    • v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele,

    • popřípadě na jiném dohodnutém místě."

Musí se skutečně jednat o dohodu, práci z domova nelze nařídit, ale ani na tento způsob nemá zaměstnanec právní nárok. Obecná pravidla pro tyto situace obsahuje ustanovení § 317 (a teoreticky i § 317a) ZP. Jde o popis situací pro pracovníky, kteří nepracují "...na pracovišti zaměstnavatele...".

Místo výkonu práce a směna

Pro home office je důležité, aby bylo možné poskytovat například benefit závodní stravování.

Rozumné je přesně popsat rozvrh pracovní doby (směn) v dohodě, varianta vlastního rozhodování zaměstnancem může přinést jen komplikace. Postupuje se v praxi podle § 78 a násl. zákoníku práce.

Bezpečnost práce

Tuto oblast je povinen zajistit zaměstnavatel, viz například § 101 odst. 6 ZP:

  • "Náklady spojené se zajišťováním bezpečnosti a ochrany zdraví při práci je povinen hradit zaměstnavatel;

    • tyto náklady nesmějí být přenášeny přímo ani nepřímo na zaměstnance."

Obecně řeší pracovní podmínky § 224 a násl. zákoníku práce.

Jak je to s dalšími náhradami?

Odpověď nalezneme v ustanoveních § 151 až § 155 zákoníku práce, která popisují náhrady poskytované zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce. Text § 151 ZP je jednoznačný:

  • "Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak,

    • náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v této části.

K náhradám za opotřebení je k dispozici speciální § 190 ZP, uvedeme si citaci odstavce prvního:

  • "Sjedná-li zaměstnavatel,

    • popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí

    • podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance,

    • poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek."

Jedná se o zásadní ustanovení pro naše téma, na které se budeme odvolávat ve druhé, ale zejména ve třetí kapitole.

1.2 Pravidla ZP a praxe

V předchozí části teoretická východiska musí zaměstnavatel promítnout do smluvních dokumentů. Základní principy si zrekapitulujeme v následující tabulce.

(1) Dohoda Sjedná se mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem
(2) Místo výkonu práce Určí se jednoznačně, kde je/bude práce vykonávána
(3) Směna Stanoví se podmínky pro pracovní směnu, zákonné přestávky
(4) Podmínky z pohledu zaměstnavatele Upraví se, co vše může/musí zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout, ale také souhrn práv zaměstnavatele
(5) Nárok zaměstnance Vzniká mu právo náhrady za používání "vlastního" zařízení, vynaložených "režijních" výdajů

Všechny výše uvedené konkrétní body by měly být součástí směrnice, ale některé vybrané by neměly chybět v dodatku pracovní smlouvy ("dohodě"). Doplníme si další poznámky.

(1 a 2) Dohoda a místo výkonu práce

Obecná pravidla týkající se aplikace § 2 odst. 2 ZP, výkon práce "na dohodnutém místě" by u každého zaměstnavatele měla být součástí směrnice s tím, že v dodatku k jednotlivým pracovním smlouvám se doplní konkrétní místo.

(3) Pracovní doba a směna

Je vhodné, aby pro práci z domova byla nabídnuta zaměstnancům rozumná pracovní doba, resp. určení konkrétní jedné směny, neboť je nutné zohlednit specifika, která s sebou home office přináší.

Ve směrnici zakotvíme právo zaměstnavatele na "kontrolní systém", i když je to velmi citlivé téma, protože z principu má zaměstnanec právo chránit si své soukromí.

Zaměstnavatel se dohodl se svým zaměstnancem, jak je stanovena pracovní směna a též, že je "k dispozici" pro konzultace, ať už formou telefonních hovorů nebo video konferencí, vždy v pracovních dnech mezi 9 a 12, 13 a 16 hodinou. Doplňme si, že směna jako taková je delší.

(4) Práva a povinnosti zaměstnavatele

Připomeneme si § 2 odst. 2 ZP "na náklady a odpovědnost zaměstnavatele", ale je i právem zaměstnavatele požadovat plnění pracovních úkolů včetně zmíněných kontrol. Smluvně se upraví, jak probíhá komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Rozumné je, aby zaměstnanci pracující z domova měli uloženu povinnost předkládat nejpozději za každý kalendářní měsíc poměrně podrobný pracovní výkaz.

Zaměstnanec musí v písemné podobě odsouhlasit právo zaměstnavatele navštívit jeho místo výkonu práce.

Ochrana dat aj.

Zaměstnavatel by neměl v dohodě opominout uplatnit své právo, aby byl zaměstnanec zavázán k ochraně citlivých firemních dat, jak s nimi nakládat. Musí být zajištěna i ochrana osobních údajů zaměstnance.

Samozřejmostí by mělo být používání pouze zabezpečených sítí, antivirové ochrany atd. Toto pravidlo se týká nejen zařízení zaměstnavatele, ale také majetku ve vlastnictví zaměstnance.

BOZP

Tuto zkratku nemusíme rozklíčovávat, neboť je všeobecně známá. Doporučujeme, aby v dohodě o práci z domova bylo zaměstnancem potvrzeno, že jsou u něj splněny všechny základní podmínky zajištění ochrany zdraví apod.

(5) Práva zaměstnance

Navazujeme na předchozí text a obecné zásady zakotvené v zákoníku práce. Zaměstnanec má právo, aby mu zaměstnavatel zajistil adekvátní podmínky pro výkon práce a uhradil nutné výdaje s tím spojené.

Rizika?

Sjednání dohody o home office je vskutku citlivou záležitostí, jak vyplývá z teoretického výkladu doprovázeného praktickými radami. V této souvislosti připomínáme ustanovení § 346b odst. 2 ZP: "Zaměstnavatel nesmí přenášet riziko z výkonu závislé práce na zaměstnance.".

V článku se nezabýváme pojištěním majetku zaměstnance nebo zaměstnavatele, ani tzv. zákonným pojištěním odpovědnosti.

2. DAŇ Z PŘÍJMŮ

Pokud jsou splněna kritéria daná zákoníkem práce, postupujeme při zdanění každého zaměstnance pracujícího doma standardním způsobem (2.1). Obdobně bychom měli posuzovat i postavení zaměstnavatele (2.2). Otázkou jsou v úvodu zmíněné náhrady (2.3) a paušalizace náhrad (2.4).

2.1 Pozice zaměstnance

Není a nemůže být tato fyzická osoba nijak diskriminována, ač se takové názory objevují. Jinými slovy, má nárok na všechny "požitky" a výhody bez ohledu na to, jestli ten který den pracoval v kanceláři firmy, nebo z domova.

Benefity?

Skutečně jsou zcela zbytečné diskuse na toto téma, nicméně si v další tabulce potvrdíme, že je nárok na všechny benefity, uvedeme si dva základní.

Závodní stravování Je stanovena pracovní směna a místo výkonu práce
Náhrady za zařízení aj. Klasické vyloučení z předmětu daně

Zaměstnanec pracuje dva dny v týdnu z domova a pro tuto dobu má nárok na nový stravenkový paušál. Zbývají v pracovním týdnu tři dny, jestliže není na pracovní cestě, se stravuje v závodní jídelně.

Pro tento zaměstnanecký benefit je nutné kontrolovat splnění základních podmínek podle zákona o daních z příjmů. Jak uvádíme v části 1.2, v dohodě nezapomeňte sjednat nejen "pracoviště" pro osvobození dle § 6 odst. 9 písm. b) ZDP, ale také "směnu" kvůli daňové účinnosti podle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4. ZDP.

Zaměstnavatel hradí zaměstnanci panu Novákovi náhradu za jeho osobní počítač, který využívá pro práci z domova (viz níže).

Cestovní náhrady

V tomto textu nerozebíráme nárok zaměstnance, který pracuje "z domova", na cestovní náhrady, neboť jsou obecné podmínky důkladně popsány v příslušném článku. Varianta "práce z domova", tj. případná změna místa výkonu práce v zásadě nemění platná pravidla.

Je třeba jen vzít v úvahu klasické parametry typu: jak je stanoveno "pravidelné pracoviště", aby mohly být správně vypočteny cestovní náhrady. Ve většině případů se sjedná právě místo bydliště (předpokládejme, že jde o byt, dům, v němž je vykonávána práce z domova), aby související pracovní cesty byly posuzovány ve výhodném daňovém režimu.

2.2 Daňový náklad zaměstnavatele?

ANO, jde o daňově účinné položky. Oporu v zákoně o daních z příjmů nalezneme, například v polozapomenutém § 24 odst. 2 písm. p) ZDP:

  • "výdaje (náklady), k jejichž úhradě je poplatník povinen podle zvláštních zákonů",

  • zde například podle zákoníku práce a dále některých ustanovení ZDP.

K dispozici máme další paragrafy zákona o daních z příjmů: obecné ustanovení § 24 odst. 1, dále § 24 odst. 2 písm. j). Pro paušalizace obsahuje ZDP samostatný § 24 odst. x).

V účetnictví je vhodné, protože mají náhrady různou povahu, používat účet 548.AE.

2.3 Náhrady?

Nejvíce diskutované a sporné téma, které si musíme rozebrat. Jedná se o problematiku z pohledu zaměstnance vyloučení příjmu z předmětu daně podle § 6 odst. 7 a odst. 8 ZDP pro paušalizaci.

Téma si rozdělíme, jak tomu také v praxi bývá nejčastěji, na náhrady zaměstnanci za jeho zařízení (2.3.1), vynaložené provozní výdaje (2.3.2) a podíl užívání zařízení firmy pro soukromé účely (2.3.3).

2.3.1 Zařízení zaměstnance

Postupujeme podle písm. d) odstavce sedmého § 6 ZDP, podle kterého nepatří do dílčího daňového základu z příjmů ze závislé činnosti:

  • "náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce,"

Kritéria jsou jasná a nezpochybnitelná: je využíván "soukromý" majetek zaměstnance pro služební účely (zaměstnavatele). Proto zbývá jen určit, jak má být stanovena tato náhrada (paušalizace viz další text).

Doporučujeme zvolit běžně používaný systém kalkulací, zohledníme pořizovací cenu a výdaje na opravy, údržbu, režijní materiál. Nepromítá se do sjednané "ceny" zisk.

Příklad 1.1

Pan Novák vlastní nový osobní počítač, tiskárnu, vše za částku 30 000 Kč. Využíván je pro "služební" účely dva dny v týdnu, a tak zní dohoda: za každý jeden kalendářní měsíc činí náhrada částku 200 Kč.

Připomínáme, že uvedená částka obsahuje i režijní materiál, i když je znění ZDP trochu nepřesné ("...opotřebení ... předmětů...").

Kalkulace?

Podívejme se na dohodnutou částku z pohledu zaměstnavatele. Kritériem by měly být "obdobné" výdaje (náklady), které by vynaložil, pokud by pan Novák pracoval jen ve firmě. Nikdy nelze spočítat "na korunu", jaké by byly skutečné, neboť situace nelze porovnat jedna ku jedné...

Příklad 1.2

Jako podklad pro kalkulaci zaměstnavatel použil "přiměřené" případy (ale musí dopočítat částky DPH, neboť jako plátce má nárok na odpočet daně). Zohlední například výši účetních oprávek drobného hmotného majetku a běžnou spotřebu režijního materiálu.

Nájem

Nezapomeňme, že se nejedná o zápůjčku, nájem apod., které v tomto článku neřešíme. V praxi se objevují varianty nájmu prostor, zařízení. Pro tyto případy je rozumné stanovit částky na úrovni ceny obvyklé.

2.3.2 Provozní výdaje

Tak jsme nazvali režijní položky spojené s existencí "nového místa" výkonu práce, kterým je byt, dům zaměstnance.

Nárok zaměstnance?

Je jednoznačný a vyplývá mimo jiné z málo citovaného ustanovení § 6 odst. 7 písm. e) ZDP:

  • "povinná plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce stanovená právním předpisem."

  • Viz "podmínky" v dohodě mezi zaměstnance a zaměstnavatelem v části první.

Prokázání

Bohužel zde se projevuje negativní vliv absence příslušných ustanovení k home office jak v zákoníku práce, tak v zákoně o daních z příjmů.

Pan Novák ví, že má v domácnosti zvýšené výdaje, které se týkají spotřeby všech energií. Ale neví, jak by je měl přesně vypočítat, resp. úsilí vynaložené na denní odpočty a následující kalkulace je neadekvátní výsledku (a nelze je skutečně objektivně vyčíslit).

Praxe

Obě strany často rezignují na dodržování práva..., náhrady tohoto typu se nevyplácejí a většinou obdrží zaměstnanec čas od času prémii, která je složkou mzdy podléhající všem zákonným odvodům.

2.3.3 Zařízení zaměstnavatele

Zaměstnanci pracující doma zpravidla využívají v daleko větší míře zařízení zaměstnavatele, notebooky, ale především mobilní telefony. Pro tyto případy je vhodné, aby bylo sjednáno, jakou částku hradí zaměstnanec své firmě, neboť je často toto zařízení využíváno pro soukromé účely.

Nejjednodušší je stanovení paušální částky (jde o jiné situace, než rozebírané

Nahrávám...
Nahrávám...